普通信件的格式一般分为开头称呼、问候语、正文、祝颂语、署名及日期五部分。信件的开头需要顶格写“开头称呼”,另起一行就是问候语,然后再另起一行开始撰写书信正文,祝颂语可以紧接正文,也可以正文下另起一行空两格,署名和日期写在祝颂语下方空一至二行的右侧。
4、祝颂语:写信人在书信结束时,向对方表达祝愿、勉慰之情的短语,多用此致、即颂、顺祝等词。
5、署名和日期:一般在信文的最后,写上写信人的姓名和写信日期,署名应写在祝颂语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人要署上大名以示庄重、严肃,如果写给亲戚朋友,可直写名而不写姓,署名后面可酌情加启禀词,对长辈用奉、拜上,对同辈用谨启、上,对晚辈用字、白、谕等词。